Untreue / Betrug auf Geschäftsreisen: Warum Firmen Detektive einsetzen

Es gibt einige Jobs, bei denen es notwendig wird, dass Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gehen. Das ist schon lange üblich und gängige Praxis. Halten sich alle dann dabei an Absprachen, Aufgaben und Verpflichtungen, funktionieren solche Geschäftsreisen für alle Seiten auch zufriedenstellend. Unter anderem kann aber ein Fehlhalten seitens der Mitarbeiter oder ein bestimmter Verdacht dazu führen, dass Misstrauen beim Arbeitgeber aufkommt. So zum Beispiel dann, wenn es Hinweise dafür gibt, dass Mitarbeiter während der Geschäftsreise privaten Aktivitäten nachgehen, sich also während der eigentlichen Arbeitszeit beispielsweise mit Freunden oder dem Partner treffen und/oder sich dazu an ganz anderen Orten aufhalten, als es beruflich vereinbart war. Es kann aber auch sein, dass ein Spesenbetrug vermutet wird.

Trotz des Anstellungsverhältnisses genießt ein Mitarbeiter im Außendienst aufgrund fehlender firmeneigener Kontrollmechanismen einige Freiheit, wenn es um die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten geht. Die wirklich geleistete Arbeit während der Arbeitszeit sowie die entstandenen Spesen/Reisekosten können Personalverantwortliche kaum genau nachweisen.

Reisekostenabrechnung und Co

Meist nehmen bestimmte zuständige Stellen oder die Reisekostenabteilung in einem Unternehmen unreflektiert und förmlich unwissend die Spesen- und Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter einfach entgegen, um sie bearbeiten. Von daher kann die Versuchung, private Angelegenheiten zu sehr mit beruflichen Dingen zu mischen sowie Spesenbetrug oder Betrug hinsichtlich der Reisekosten zum Nachteil eines Unternehmens zu begehen, groß sein. Besteht nun aber ein begründeter Verdacht, sind meist die Möglichkeiten einer Firma Betrug/Untreue selbst nachzuweisen, erfahrungsgemäß eher eingeschränkt.

Oft werden Mitarbeiter erst dann auffällig, wenn über einen langen Zeitraum Zielvorgaben nicht erreicht werden oder es zu Umsatzrückgängen kommt. Der bis dahin angerichtete Schaden kann durch einen Spesenbetrug durchaus große Ausmaße erreichen. In manchen Fällen kann es auch ein Zufall sein, der überhaupt den Verdacht eines Betrugs aufkommen lässt. So beispielsweise, wenn Mitarbeiter in einer ganz anderen Stadt „geblitzt“ werden, als sie sich offiziell zu diesem Zeitpunkt aufhalten sollten. Oder auch dann, wenn Mitarbeiter immer wieder auswärts an Adressen gesehen werden, die mit ihrer Arbeit nichts zu tun haben.

Erste Anhaltspunkte

Wenn man Ungereimtheiten oder Unregelmäßigkeiten erkennt oder es sich konkrete Anhaltspunkte ergeben, dass ein Mitarbeiter falsche Angaben macht, hat man die Möglichkeit, eine Detektei einzuschalten, um im der Angelegenheit Klarheit zu erlangen. In vielen Fällen ist es sogar besser, selbst keine externen Nachforschungen zu betreiben und dies den Experten zu überlassen, welche darauf spezialisiert sind, Beweismittel legal zu beschaffen. Dazu können diese auch als neutrale Zeugen vor Gericht bereitstehen. In der Regel erfolgt als erster Schritt ein diskretes Beratungsgespräch, um Beobachtungen sowie Hinweise aufzunehmen. Im Anschluss wird ein maßgeschneidertes Ermittlungskonzept erarbeitet, welches an die betriebliche Situation angepasst wird. Die Detektive werden dann alle Erkenntnisse sorgfältig dokumentieren, sodass Klienten über belastbare Beweise für arbeitsrechtliche oder strafrechtliche Schritte verfügen können.

Typische Ermittlungsansätze von Detekteien:

• Das Observieren von verdächtigen Mitarbeitern bei Dienstreisen/Außenterminen.
• Das Prüfen von Spesenbelegen sowie Abrechnungen auf Nachvollziehbarkeit.
• Das Einsätzen forensischer Methoden für die Überprüfung von Dokumenten.
• Das digitale Recherchieren sowie die Sicherung von Beweisen im Umfeld verdächtiger Personen.
• Das gerichtsfeste Dokumentieren der gesamten Ermittlungsergebnisse.

Die rechtlichen Aspekte

Eine dauerhafte Mitarbeiterbeschattung stellt einen schwerwiegenden Eingriff in das Persönlichkeitsrecht dar. Darum sind bei einer Mitarbeiterüberwachung die Grenzen ganz klar! Ein Detektiveinsatz zur Überwachung eines Arbeitnehmers ist nur dann zulässig, wenn es einen konkreten Verdacht für ein Fehlverhalten gibt. Arbeitgeber können nicht einfach grundlos eine Überwachung beauftragen, um Verdachtsmomente erst zu finden. Ein Verdacht muss schon vor dem Einsatz einer Detektei nachvollziehbar sein. Ein Arbeitgeber darf nur dann eine Detektei beauftragen, wenn ein begründeter Verdacht auf eine schwerwiegende arbeitsrechtliche Verfehlung oder eine Straftat vorliegt.