Arbeitszeitbetrug im Homeoffice – wie Unternehmen Verdachtsfälle aufklären können

Arbeiten im Homeoffice kann für Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber durchaus vorteilhaft sein. Aber es kann auch leider dabei zu Arbeitszeitbetrug kommen. Unternehmen werden deshalb überlegen, wie sichergehen können, dass Mitarbeiter die Arbeitszeit richtig erfassen sowie nutzen.

Was versteht man unter Arbeitszeitbetrug?

Als Arbeitszeitbetrug bezeichnet man es, wenn bewusst falsche Angaben über Arbeitszeiten gemacht werden. Beispielsweise das Angeben von Überstunden, welche nicht wirklich geleistet wurden oder das Verschweigen privater Tätigkeiten während der Arbeitszeit. Das Arbeiten im Homeoffice macht den Nachweis von Verstößen häufig schwieriger, weil hier die unmittelbare Vorgesetzten-Kontrolle entfällt.

Was sind typische Warnsignale für Arbeitszeitbetrug?

Oft kommt es zu einem Verdacht nicht durch eindeutige Beweise, sondern vielmehr wegen sich wiederholender Auffälligkeiten. Nachfolgend typische Anhaltspunkte, welche Detekteien immer wieder bemerken können:

• Ein Mitarbeiter ist in seiner Arbeitszeit nicht erreichbar und meldet sich erst relativ spät zurück.
• Mitteilungen und E-Mails werden sehr verzögert beantwortet, zum Teil auch nicht in der üblichen Arbeitszeit.
• Die Quantität oder Qualität der Arbeit ist ungleichmäßig oder nimmt ohne plausible Gründe plötzlich ab.
• Klienten, Interessenten oder Kunden teilen mit, dass der Mitarbeiter in der Arbeitszeit nicht erreichbar ist und/oder schriftliche Anfragen nicht oder sehr spät beantwortet.
• Mitarbeiter-Aussagen widersprechen den Fakten.
• Wiederholend werden angebliche technische Probleme, eine schlechte Internetverbindung oder private Notfälle als Erklärung für eine Nichtverfügbarkeit angegeben.

Diese aufgezählten Punkte sind noch keine Beweise! Man kann sie als erste Hinweise sehen, die ein Mitarbeitergespräch rechtfertigen, aber beispielsweise noch keinen Einsatz eines Detektivs. Auch können solche Hinweise Auslöser für interne Prüfungen sein.

Wann darf der Arbeitgeber tätig werden und eine Detektei beauftragen?

Bevor man sich dafür entscheidet, eine Detektei einzuschalten, sollte intern eine gewisse Vorgehensweise ablaufen. Dies ist aus rechtlichen Gründen wichtig sowie auch aus betrieblicher Sicht sinnvoll.

Als erstes das Mitarbeitergespräch

Als erste wichtige betriebliche Maßnahme sollte das offene Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter erfolgen. Häufig kann man durch eine sachliche Klärung Ungereimtheiten beseitigen.

Klare Ziele vereinbaren

Für Mitarbeiter im Homeoffice sollten messbare Ziele und Arbeitsergebnisse definiert werden. Dadurch schafft man Transparenz und man macht die Leistung überprüfbar.

Einführen von internen Kontrollen

Man sollte zulässige Instrumente nutzen, wie beispielsweise eine Zeiterfassung oder das Überprüfen von Fortschritten bei Projekten. Dazu sollten Beobachtungen dokumentiert werden.

Wenn man diese Möglichkeiten ausgeschöpft hat und trotzdem weiterhin der konkrete Verdacht des Arbeitszeitbetrugs besteht, kann die Beauftragung eines Detektivs der nächste sinnvolle Schritt sein.

Welche Kontrollmöglichkeiten haben Unternehmen bei Mitarbeitern im Homeoffice?

Es gibt unterschiedliche Optionen, die Unternehmen zur Verfügung stehen, um Arbeitsleistungen im Homeoffice zu kontrollieren. Dabei wird zwischen zulässigen Maßnahmen sowie solchen unterschieden, welche in der Regel als rechtswidrig gelten.

Möglich zulässig sind:

• Grundsätzlich möglich ist die reine Erfassung von Arbeitsbeginn sowie Arbeitsende. Elektronische Systeme können genutzt werden, welche Login-/Logout-Daten festhalten.
• Arbeitgeber dürfen prüfen, ob die erledigte Arbeit den Anforderungen entspricht. Dazu zählt das Analysieren von Aufgabenfortschritten oder das Bearbeiten von beispielsweise Kundenaufträgen.
• Kommunikationsmöglichkeiten können überprüft werden, also zum Beispiel E-Mails, dienstliche Anrufe als auch die Meeting-Teilnahme. All das sind normale Arbeitsbestandteile und so etwas zählt nicht zu einer verdeckten Überwachung. Es dient vielmehr der Arbeitsablauf-Organisation.

Was meist immer unzulässig ist:

• Eine permanente Webcam-Überwachung.
• Eine heimliche Überwachung des Computers.
• Das Aufzeichnen/Mitlesen privater Kommunikation.
• Das heimliche Installieren einer Überwachungssoftware.

Wann darf man einen Detektiv einschalten?

Die Beauftragung einer Detektei ist zulässig bei einem absolut konkreten Verdacht gegen Arbeitnehmer. Dann muss der Eingriff in die Mitarbeiter-Privatsphäre durch einen Detektiv in einem angemessenen Verhältnis zum Schaden durch den Betrug stehen und alle (weiter oben erwähnten) anderen Mittel müssen vorher ausgeschöpft sein. Dazu sollten vor der Beauftragung einer Detektei alle nicht so massiven Mittel ausgeschöpft worden sein.